Asal Usul Perlindungan Arsip

Pernahkah Anda mencari sebuah dokumen penting atau bisa dikatakan ‘arsip lama’ dan tidak ketemu. Tentu membuat pusing. Oleh karena itulah, dibutuhkan suatu cara atau metode pengarsipan yang benar agar dokumen tersebut nantinya mudah ditemukan saat dibutuhkan. Untuk itu kali ini akan disampaikan tentang asal usul perlindungan arsip.

Dokumen yang semakin lama semakin menumpuk memang akan menjadi persoalan saat kita tidak membutuhkanya. Hal ini tentu berbeda dengan media dokumen yang semakin lama semakin baik, tempat penyimpanan dokumen sendiri masih tampak ketinggalan.

Ilustrasi (Gambar: Antara/M. Risyal Hidayat)

Memang belum ada gagasan yang secara sengaja menyimpan dokumen pada tempat khusus untuk kepentingan referensi atau kepentingan lainnya.

Cara Melindungi Arsip Nasional

Terdapat beberapa referensi yang membahas tentang asal usul cara melindungi arsip, salah satunya yang dibahas oleh Drs. Boedi Martono yang pernah dimuat dalam Majalah Intisari Edisi No. 510. Kebutuhan untuk menyimpan arsip memang semakin dibutuhkan setelah abad ke 16. Saat itu penyimpanan arsip masih menyatu dengan perpustakaan.

Bahkan saat itu masih mengadopsi sistem klasifikasi desimal. Namun, dengan meningkatnya volume dan informasi yang terkandung dalam arsip, membuat klasifikasi desimal sulit untuk diterapkan. Pada akhirnya disusun sistem klasifikasi arsip tersendiri sesuai dengan tugas dan fungsi setiap organisasi.

Baca juga: Kiat Aman Menyimpan Dokumen Pribadi.

Tempat penyimpanan arsip atau yang biasa disebut dengan central filling dalam suatu organisasi diketahui pertama kali muncul sekitar tahun 1919. Sejak itu berbagai organisasi pemerintah dan swasta mulai menyelenggarakan tempat penyimpanan arsip (records center), terutama di negara-negara maju.

Namun keberadaan records center ini bisa dikatakan terlambat bila dibandingkan dengan berdirinya lembaga kearsipan (Arsip Negara/Arsip Nasional) untuk menampung dan menyimpan arsip statis (arsip yang sudah tidak lagi digunakan oleh suatu organisasi, namun berfungsi sebagai sumber sejarah dan penelitian).

Arsip Nasional pertama didirikan di Perancis pada tahun 1789 dan di Inggris pada tahun 1838. Indonesia sendiri secara resmi memiliki Arsip Nasional pada tahun 1925 pada zaman Hindia-Belanda.

Keberadaan arsip dan jenis dokumen lainnya, meskipun kini telah diupayakan keselamatannya secara optimal, namun terkadang banyak pula yang rusak atau bahkan musnah sama sekali, baik oleh bencana alam atau ulah manusia.

Bahkan banjir yang pernah terjadi di Florence tahun 1966 telah  menghancurkan dua juta naskah. Gempa bumi tahun 1985 di Meksiko menghancurkan arsip yang berada di Arsip Nasional Meksiko. Kebakaran di Los Angeles juga telah memusnahkan 1.250.000 bahan pustaka. Di St. Pietersburgh sebanyak 300.000 buku koleksi Perpustakaan Akademi Ilmu Pengetahuan habis dimakan api.

Menghadapi ancaman seperti di atas, maka badan-badan internasional, seperti UNESCO dan International Council on Archives (ICA) telah memberikan berbagai petunjuk tentang bagaimana cara melindungi arsip dari berbagai bencana, entah bencana alam, perang, sabotase, atau peristiwa lainnya. Meskipun tidak menjamin selamat 100%, namun setidaknya bisa mengurangi dampak musnahnya dokumen.

Pihak UNESCO juga menyarankan untuk memanfaatkan teknologi penyimpanan sebagai salah satu cara untuk mengatasi hilangnya atau musnahnya dokumen asli. Dokumen yang penting direkam pada sarana penyimpanan elektronik dan disimpan di tempat penyimpanan tahan api dan air.

Itu dia sedikit asal usul perlindungan arsip. Semoga informasi tersebut bermanfaat.

Bagikan Artikel ini